Vollständiger Leitfaden

E-Mail-Migration: Postfach komplett umziehen

Alle Nachrichten, die komplette Ordnerstruktur, Anhänge, Lesestatus und Originaldaten — vom alten zum neuen Anbieter übertragen. Was dabei wirklich mitkommt, wie lange es dauert und wo der manuelle Weg scheitert.

Zum Ablauf Anbieter im Überblick

Definition

Was ist eine E-Mail-Migration?

Eine E-Mail-Migration überträgt den gesamten Inhalt eines Postfachs zu einem anderen Anbieter. Nicht nur die Nachrichten selbst, sondern auch die Ordnerstruktur, Anhänge, der Gelesen-/Ungelesen-Status und das ursprüngliche Empfangsdatum jeder einzelnen Mail. Ein Postfach, das zehn Jahre gewachsen ist, sieht beim neuen Anbieter danach genauso aus wie vorher.

Technisch läuft das über IMAP — das Protokoll, mit dem E-Mail-Programme ohnehin auf Postfächer zugreifen. Beide Postfächer werden als IMAP-Konten verbunden, und die Nachrichten wandern vom alten ins neue Konto.

Wichtig zu verstehen: Bei einer Migration wird kopiert, nicht verschoben. Das alte Postfach bleibt unangetastet. Genau deshalb ist eine Migration risikoarm — geht etwas schief, liegt das Original unverändert weiter beim alten Anbieter.

Umfang

Was übertragen wird — und was nicht

Das ist der Punkt, an dem die meisten Umzüge unangenehm überraschen. IMAP kennt nur E-Mails und Ordner. Alles andere im Postfach gehört technisch nicht dazu und bleibt zurück:

✓ Wird vollständig übertragen

  • ✓Alle E-Mails aus allen Ordnern
  • ✓Die komplette Ordnerstruktur inkl. Unterordner
  • ✓Anhänge in Originalgröße und -format
  • ✓Gelesen- und Ungelesen-Status
  • ✓Originales Empfangsdatum jeder Nachricht
  • ✓Markierungen und Sterne
  • ✓Entwürfe, Gesendet, Papierkorb, Spam

✗ Bleibt zurück

  • ✗Kontakte / Adressbuch
  • ✗Kalendereinträge und Termine
  • ✗Filter- und Sortierregeln
  • ✗Signaturen
  • ✗Abwesenheitsnotizen
  • ✗Alias-Adressen und Weiterleitungen
  • ✗Die E-Mail-Adresse selbst (außer bei eigener Domain)

Praxis-Tipp: Kontakte und Kalender lassen sich bei fast allen Anbietern separat als .vcf- bzw. .ics-Datei exportieren und beim neuen Anbieter wieder importieren. Das dauert je Postfach etwa fünf Minuten und sollte vor dem Löschen des alten Kontos erledigt sein.

Selbst umziehen

Der Weg über Thunderbird: Stärken und Grenzen

Eine E-Mail-Migration lässt sich kostenlos selbst durchführen. Der übliche Weg: Thunderbird installieren, beide Postfächer als IMAP-Konten einrichten und die Ordner per Drag-and-drop kopieren. Das funktioniert, hat aber Eigenheiten, die man vorher kennen sollte.

Aspekt Was dich erwartet
Kosten Kostenlos, Thunderbird ist freie Software
Zeitaufwand Je nach Postfachgröße von Minuten bis zu mehreren Stunden; der Rechner muss laufen und Thunderbird geöffnet bleiben
Große Postfächer Der Kopiervorgang kann bei Zeitüberschreitungen des Anbieters abbrechen; dann entstehen leicht Duplikate
Ordnerstruktur Wird beim Kopieren übernommen, Sonderordner (Gesendet, Papierkorb) heißen je Anbieter anders und müssen teils zugeordnet werden
Originaldatum Bleibt in der Regel erhalten
2-Faktor-Konten Statt des normalen Passworts ist ein App-Passwort nötig
Fehlerbehandlung Fehlende Mails musst du selbst finden und den Kopiervorgang bei Bedarf neu starten

Die ehrliche Einordnung: Bei einem kleinen Postfach mit wenigen tausend Nachrichten ist der manuelle Weg gut machbar. Ab etwa 10.000 Nachrichten wird es zäh. Thunderbird muss stundenlang laufen, und ein abgebrochener Kopiervorgang hinterlässt Duplikate, die man einzeln aussortieren muss. Plane bei großen Postfächern deshalb Zeit ein und starte den Vorgang am besten abends. Manche Anbieter bieten außerdem einen eigenen Import-Assistenten an; ein Blick in die Einstellungen des neuen Postfachs lohnt sich.

Ablauf

E-Mail-Migration in vier Schritten

1

Neues Postfach vorbereiten

Konto beim neuen Anbieter anlegen und in dessen Einstellungen prüfen, ob IMAP aktiviert ist. Bei einigen Anbietern ist IMAP im Free-Tarif abgeschaltet oder muss erst freigeschaltet werden.

2

Zugangsdaten bereitlegen

Für beide Postfächer werden IMAP-Server, Benutzername und Passwort gebraucht. Ist Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiv, braucht es statt des normalen Passworts ein App-Passwort — das erzeugst du in den Sicherheitseinstellungen des Anbieters.

3

Ordner kopieren

Beide Konten als IMAP-Konten in Thunderbird einrichten und die Ordner per Drag-and-drop vom alten ins neue Konto kopieren (kopieren, nicht verschieben). Den Rechner währenddessen nicht in den Ruhezustand schicken.

4

Ergebnis prüfen

Nach Abschluss die Ordnerstruktur und stichprobenartig die Anzahl der Nachrichten vergleichen. Erst wenn alles vollständig ist, das alte Konto kündigen — vorher nie.

Dauer

Wie lange dauert eine E-Mail-Migration?

Kleine Postfächer sind in Minuten kopiert, große brauchen Stunden. Entscheidend ist dabei weniger die Datenmenge in Gigabyte als die Anzahl der Nachrichten: Jede einzelne Mail wird separat übertragen und bestätigt. 5.000 kleine Textmails dauern daher oft länger als 500 Mails mit großen Anhängen.

Der zweite Faktor ist die Drosselung des Anbieters. Manche Anbieter begrenzen, wie viele Nachrichten pro Minute über IMAP abgerufen werden dürfen. Bricht die Verbindung deshalb ab, hilft es, den Vorgang später fortzusetzen oder die Ordner in kleineren Portionen zu kopieren. Bei sehr großen Postfächern jenseits von 100.000 Nachrichten solltest du mit mehreren Stunden rechnen.

Anbieter

Migration nach Anbieter

Jeder Anbieter hat eigene IMAP-Server, eigene Regeln für App-Passwörter und eigene Stolperfallen. Für die gängigen Anbieter findest du hier die konkreten Einstellungen und Besonderheiten:

G
GMX
G
Gmail
I
IONOS
O
Outlook / Hotmail
P
Protonmail
S
Strato
T
T-Online
W
Web.de
A
Apple iCloud Mail
F
Fastmail
F
Freenet Mail
M
Mailbox.org
P
Posteo
Y
Yahoo Mail
Z
Zoho Mail

Fehlerquellen

Woran E-Mail-Migrationen scheitern

Zwei-Faktor-Authentifizierung blockiert den Zugriff

Ist 2FA aktiv, lehnt der Server das normale Passwort ab — auch wenn es korrekt ist. Nötig ist ein App-Passwort aus den Sicherheitseinstellungen. Das betrifft unter anderem Gmail, Yahoo, Mailbox.org und Protonmail.

IMAP ist beim Anbieter nicht aktiviert

Einige Anbieter liefern Free-Konten mit deaktiviertem IMAP aus, bei Web.de und GMX muss es in den Einstellungen erst freigeschaltet werden. Ohne aktives IMAP ist kein Zugriff von außen möglich.

Das Zielpostfach ist zu klein

Ein 8-GB-Postfach passt nicht in ein 1-GB-Gratiskonto. Vor der Migration den belegten Speicher im alten Konto prüfen und beim neuen Anbieter genug Platz sicherstellen.

Das alte Konto wird zu früh gekündigt

Der häufigste und teuerste Fehler. Solange das alte Postfach existiert, ist es die Sicherheitskopie. Erst kündigen, wenn im neuen Postfach nachweislich alles angekommen ist.

Protonmail und Tuta brauchen eine Bridge

Diese Anbieter verschlüsseln Ende-zu-Ende und bieten keinen direkten IMAP-Zugang. Der Zugriff läuft über eine lokal installierte Bridge-Software, die ein IMAP-Interface bereitstellt.

Fragen

Häufige Fragen zur E-Mail-Migration

Gehen bei einer Migration E-Mails verloren? ▼
Nein. Die Nachrichten werden kopiert, nicht verschoben — das Ausgangspostfach bleibt vollständig unverändert. Sollte etwas fehlen, liegt das Original noch beim alten Anbieter und die Übertragung kann wiederholt werden.
Kann ich meine E-Mail-Adresse behalten? ▼
Nur bei einer eigenen Domain. Adressen wie name@gmx.de gehören dem Anbieter und lassen sich nicht mitnehmen. Bei einer eigenen Domain ziehst du die Domain um und behältst alle Adressen. Ohne eigene Domain hilft nur: neue Adresse anlegen, Kontakte informieren und beim alten Anbieter eine Weiterleitung einrichten.
Muss mein Computer während der Migration laufen? ▼
Ja. Beim Weg über Thunderbird muss der Rechner eingeschaltet und das Programm die ganze Zeit geöffnet bleiben. Plane bei großen Postfächern deshalb einen Abend oder ein Wochenende ein.
Was passiert mit E-Mails, die während der Migration ankommen? ▼
Neue Nachrichten landen weiter im alten Postfach, solange dort noch Mails eingehen. Deshalb sollte die Weiterleitung beim alten Anbieter erst nach Abschluss der Migration eingerichtet werden — dann kommt nichts doppelt und nichts verloren.
Wie sicher ist der Umzug per Thunderbird? ▼
Die Verbindung zu beiden Anbietern läuft über TLS-verschlüsseltes IMAP, die Mails gehen direkt vom Anbieter auf deinen Rechner und von dort ins neue Konto. Nutze ein App-Passwort statt deines Hauptpassworts und lösche es nach dem Umzug wieder.
Kann ich mehrere Postfächer umziehen? ▼
Ja, jedes Postfach wird einzeln als IMAP-Konto eingerichtet und kopiert. Bei vielen Postfächern einer eigenen Domain lohnt sich ein Blick, ob der neue Anbieter eine Massenübernahme anbietet.

Konkrete Einstellungen für deinen Anbieter

IMAP-Server, Ports und App-Passwörter für GMX, Web.de, IONOS, Gmail und weitere Anbieter.

Anbieter im Überblick